Fino ad ora abbiamo parlato del Lean Thinking nell’ambito della produzione. In effetti il Metodo Lean nasce proprio come metodo produttivo ed è sempre stato applicato e misurato in questo ambito perchè è più semplice riuscire a vederne i risultati.

Ma è abbastanza concentrarsi solo sulla produzione se si sta intraprendendo un percorso di cambiamento Lean nella propria azienda? La risposta è no.

Non basta efficientare il lavoro ed i processi produttivi nella fabbrica se poi però gli ordini vengono presi in carico tardi negli uffici. Questo comporterebbe un blocco nel processo di miglioramento intrapreso.

Per avere un’azienda, un’attività Lean nella sua totalità è necessario andare a lavorare anche sugli uffici. Ora scopriremo insieme come.

Il Lean thinking negli uffici

Per guidare la propria azienda verso un miglioramento globale della propria organizzazione a livello sia gestionale che operativo è necessario applicare i principi Lean agli uffici. È fondamentale eliminare gli sprechi nei processi d’ufficio razionalizzando ed aggiungendo valore a tutte le attività che vengono svolte.

Gli uffici ed i reparti produttivi presentano delle notevoli differenze, per tale motivo alcuni aspetti del metodo Lean devono essere considerati in modo differente. Se nella produzione ogni processo è tangibile ed evidente, i processi gestionali sono invece intangibili e flessibili e quindi difficili da controllare.

Produzione e uffici

La differenza più significativa tra i due reparti è l’oggetto con cui hanno a che fare: la produzione ha a che fare con il prodotto e quindi l’attività operativa consiste nel trasformare il materiale in semilavorato e prodotto finito. Gli uffici invece trattano le informazioni, gestiscono la transazione che modifica e trasforma il dato in informazione (clicca qui per seguire il corso su come avviare un progetto di Lean Office).

Nell’ambito dell’ufficio è necessario concentrare l’attenzione su come vengono generate, elaborate, trasferite e trasmesse le informazioni. Devo essere in grado di tracciare il flusso delle mie informazioni.

Lean office

L’obiettivo di fondo dell’applicazione del Lean thinking negli uffici non è quello di ridurre le risorse o far lavorare qualcuno più velocemente ma è quello di far fluire il lavoro più velocemente. Il fine è quello di focalizzare gli sforzi delle persone per creare valore per il cliente eliminando e riducendo gli sprechi.

L’obiettivo principale del Lean Thinking applicato all’ufficio è quello di far sì che la comunicazione vada avanti senza intoppi. All’interno di un flusso lo svolgimento di una determinata fase influenza quella successiva ed è a sua volta influenzata da quella precedente. Per questa ragione è importante evitare di concentrarsi su un’unica fase del processo senza tenere conto di ciò che avviene durante quella precedente e quella successiva. Devo analizzare l’insieme delle mie attività dall’inizio alla fine del mio processo.

In un flusso tutte le fasi sono interconnesse tra loro di conseguenza una singola fase efficiente non implica l’efficienza dell’intero processo.

È quindi importante ricordarsi che i benefici di un processo si ottengono solo se si va ad intraprendere anche un progetto di Lean office oltre che un processo di Lean production.

Nelle prossime lezioni andremo a vedere quali sono i principi del Lean thinking che permettono di avviare il processo di cambiamento.

Se desideri approfondire la storia per capire come si è arrivati alla nascita del Lean Thinking, puoi scaricare la mia guida 𝐶𝑜𝑚𝑒 𝑒̀ 𝑛𝑎𝑡𝑜 𝑖𝑙 𝐿𝑒𝑎𝑛 𝑇ℎ𝑖𝑛𝑘𝑖𝑛𝑔?
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