Come abbiamo visto nell’articolo dedicato alla mappatura del flusso di valore, l’obiettivo deve essere quello di eliminare le attività non necessarie e che non portano valore aggiunto e minimizzare al massimo quelle che non portano valore aggiunto ma che sono necessarie.

I Muda, già citati nel precedente articolo rappresentano le attività che non generano alcun valore all’interno del flusso.

Esistono 7 tipologie di Muda:

• Sovrapproduzione: produrre o fare di più, prima di quanto richiesto dal processo successivo
• Scorte inutili: qualsiasi forma di scorta o accumulo in eccesso di materiali o documenti
• Attese: perdita di tempo dovuta al dover aspettare materiale, informazioni o persone che non sono pronte al momento del bisogno
• Processi inutili: tutte quelle attività che vengono fatte in eccesso, che non servono o che non sono efficaci e che non aggiungono alcun valore al cliente
• Difetti: il controllo e la successiva correzione di eventuali difetti riscontrati, generalmente derivanti da informazioni scorrette o incomplete
• Spostamenti inutili: spostamento di persone, tutti i movimenti che non generano valore alle persone
• Trasporti inutili: trasporto di moduli, documenti o di informazioni che non aggiungono valore

L’approccio Lean, come già accennato negli articoli precedenti, si focalizza sull’eliminazione sistematica di questi tipi di sprechi ponendo l’attenzione sul flusso e sulle attività che aggiungono valore al processo. Minimizzare questi sprechi può generare un considerevole risparmio anche negli uffici.

I principi Lean e le metodologie di miglioramento continuo possono essere applicate negli uffici per generare flussi di informazione e documenti riducendo il tempo di trasmissione di questi cercando di raggiungere l’eccellenza.

7+1

Ai 7 muda appena visti se ne deve aggiungere un ottavo, o come mi piace chiamarlo il 7+1, nonché il più importante: le persone sotto utilizzate. Questa tipologia di spreco si riferisce alle abilità non valorizzate delle persone che vengono invece impiegate a fare lavori o svolgere mansioni che non le valorizzano e non permettono di sfruttare il loro potenziale.

Per ovviare a questi problemi ed in particolare all’ultimo muda sarebbe opportuno adottare una struttura organizzativa orizzontale che permetta una maggiore responsabilizzazione ed una maggiore valorizzazione delle persone.

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