Perché un’azienda possa essere definita snella è necessario rendere snello ogni suo reparto, dalla produzione agli uffici.
Un progetto di Lean Office consiste nell’insieme delle pratiche messe in atto per eliminare gli sprechi all’interno degli uffici, con l’obiettivo di andare a velocizzare e snellire i processi ed il flusso di lavoro.
Avviare un progetto di Lean Office comporta numerosi benefici tra cui rendere più veloci ed efficienti i processi. Andando ad eliminare ostacoli e sprechi il flusso di lavoro diventa più veloce e vengono raggiunti standard di qualità elevati aumentando, di conseguenza, anche la soddisfazione del cliente.
Il successo di un progetto passa attraverso la perfetta organizzazione di tutte le attività da svolgere.
Nell’ottica Lean la chiave del successo sta nel ripensamento culturale e nella gestione del cambiamento per garantire una durata nel tempo. Altri aspetti da considerare sono il mettersi in discussione, i vantaggi per la persona ed il miglioramento del processo.
Lean negli uffici
Nell’ambito degli uffici le persone manifestano più resistenza al cambiamento perché il loro modo di operare è stato messo a punto nel corso degli anni e quindi con molta difficoltà viene messo in discussione.
Il cambiamento deve prevedere un miglioramento per il processo ma anche e soprattutto per la persona. Se la persona non percepisce vantaggi tangibili dall’applicazione del nuovo metodo sarà meno incline ad accogliere tale cambiamento.
Il metodo quindi non deve in alcun modo essere imposto ma si devono accompagnare le persone verso di esso facendogli capire e rendendo tangibili i miglioramenti e i benefici in modo tale che sia evidente l’utilità che tale cambiamento può avere per la persona.
Come recita un proverbio cinese “Quando soffia il vento del cambiamento alcuni costruiscono barriere, altri mulini a vento”.
Principi per la buona riuscita
Ci sono 5 principi che contribuiscono alla buona riuscita di un progetto di Lean office.
- La chiara ed esplicita definizione degli obiettivi del progetto in un’ottica di processo e non di un miglioramento localizzato. Gli obiettivi devono essere chiari ed espliciti.
- Assicurarsi che, da parte di coloro che in qualche modo partecipano al progetto, vi sia il massimo coinvolgimento.
- È importante far capire perché si stia intraprendendo la strada verso questo cambiamento, per questo motivo è fondamentale la formazione sulla cultura del pensiero snello.
- Identificare gli strumenti più idonei all’applicazione del metodo.
- Strutturare un efficace sistema di comunicazione a tutti i livelli.
È importante impostare un sistema per misurare i miglioramenti. È fondamentale che tutti percepiscano l’oggettivo miglioramento ottenuto.
L’entusiasmo derivante dai risultati è lo stimolo, è la spinta ad alimentare il processo.
Ripassiamo…
Un’azienda per potersi definire Lean deve rendere “snelli” i processi produttivi così come gli uffici.
Non puoi quindi dimenticarti di questi ultimi se decidi di intraprendere questo percorso di cambiamento migliorativo.
Il progetto di Lean Office si compone delle pratiche messe in atto con l’obiettivo di eliminare gli sprechi ed i blocchi che ostruiscono il lavoro negli uffici.
L’obiettivo ultimo di questo progetto è velocizzare e snellire i processi ed il flusso di lavoro.
La chiave del successo, nell’ottica Lean, risiede nel ripensamento culturale e nella gestione del cambiamento che garantisca una durata nel tempo.
Per far fronte alla possibile resistenza, da parte degli operatori, a cui puoi andare in contro avviando un progetto di Lean Office, devi seguire 5 principi che portano alla sua buona riuscita.
- Una chiara ed esplicita definizione degli obiettivi del progetto.
- Massimo coinvolgimento coinvolgimento degli operatori coinvolti.
- Formazione gli operatori sulla cultura del pensiero snello.
- Identificare gli strumenti idonei all’applicazione del metodo.
- Sistema di comunicazione efficace a tutti i livelli.
Gli operatori devono poter vedere in modo chiaro i benefici ottenibili dall’implementazione del cambiamento per poterlo accettare ed essere motivati a mettere il massimo impegno nelle attività da svolgere.
Ricorda che:
La perseveranza è la chiave per il raggiungimento del Kaizen.
Senza di questa non sarai in grado di raggiungere il processo di miglioramento continuo che rappresenta il cuore del pensiero Lean.
Se desideri capire meglio come poter avviare un progetto di Lean Office nella tua azienda, scopri il video corso dedicato, cliccando sul box qui sotto 👇
