Per rendere la tua azienda snella hai bisogno di rendere snelli anche gli uffici e, per farlo, devi mettere a punto un progetto di Lean Office.

Quando si parla di metodologia Lean, molti si riferiscono all’ambito produttivo, perché avere un sistema produttivo snello è un fattore importante e fondamentale per garantire il successo delle aziende. Questa visione è assolutamente corretta ma non ci si può dimenticare dell’importanza ed il peso che gli uffici ricoprono nell’efficienza globale aziendale.

Molto spesso, eventuali rallentamenti ed intoppi si generano proprio negli uffici andando così a rallentare e bloccare anche tutta la filiera produttiva.

La metodologia Lean può, anzi, deve essere applicata anche negli uffici.

Non puoi pensare di rendere la tua azienda snella senza rendere snelli anche gli uffici e, per farlo, devi mettere a punto un progetto di Lean Office.

[In questo corso andremo a vedere come intraprendere un progetto di Lean Office all’interno della tua azienda.]

Quando parliamo di Lean Office, ci riferiamo all’insieme delle pratiche messe in atto per eliminare gli sprechi all’interno degli uffici, con l’obiettivo di andare a velocizzare e snellire i processi ed il flusso di lavoro.

Il ripensamento culturale e la gestione del cambiamento sono la chiave per poter intraprendere un cambiamento di tipo Lean. La difficoltà più grande quando si intraprende un progetto di Lean Office è la resistenza al cambiamento che le persone che lavorano all’interno degli uffici hanno. Tale difficoltà nasce dall’abitudine che questi hanno sviluppato nel corso del tempo nel loro modo di operare e che difficilmente accettano di mettere in discussione.

Per far fronte a tale difficoltà il cambiamento deve prevedere un miglioramento per il processo ma anche e soprattutto per la persona. Se la persona non percepisce vantaggi tangibili dall’applicazione del nuovo metodo sarà meno incline ad accogliere tale cambiamento.

Il metodo non deve essere imposto, le persone devono essere accompagnate verso di esso facendogli capire e rendendo tangibili i miglioramenti e i benefici in modo tale che sia evidente l’utilità che tale cambiamento può avere per loro.

Un progetto di Lean Office, perchè funzioni, deve rispondere a 5 principi:

• Deve definire in modo chiaro ed esplicito gli obiettivi.
• Assicurarsi che vi sia il massimo coinvolgimento da parte di chiunque partecipi al progetto.
• Si deve fare formazione sulla cultura del pensiero snello così da far capire i motivi che stanno dietro la scelta di mettere in atto tale cambiamento.
• Identificare gli strumenti più idonei all’applicazione del metodo.
• Strutturare un efficace sistema di comunicazione a tutti i livelli.

Infine, è fondamentale che tutti percepiscano l’oggettivo miglioramento ottenuto, è quindi necessario impostare un sistema di misurazione dei miglioramenti.

Il Visual Management

Il Visual Management è un approccio molto pratico al Lean Office e alla produttività all’interno degli uffici che si pone l’obiettivo di portare all’attenzione e rendere visibili a tutti i processi e le informazioni utili al flusso organico del lavoro eliminando ogni ostacolo. È, infatti, un approccio estremamente utile per il raggiungimento degli obiettivi del Lean Office.

Gli strumenti del Visual Management sono prettamente visivi e a disposizione di tutti. Devono poter essere utili ai singoli lavoratori ed essere disponibili sul campo così da poter essere utilizzati in modo efficace, e sono suddivisi in tre principali categorie, in base a funzione e tipologia:

• Gli strumenti visualizzatori come grafici e schemi funzionali con indicazioni utili allo svolgimento pratico del lavoro.
• i controlli visivi che permettono di capire quando e come svolgere una determinata azione.
• gli indicatori visivi di processo comprendono segnalazioni che facilitano lo svolgimento del lavoro tramite indicazioni precise di aree di processi.

All’interno di un progetto di Lean Office, il Visual Management, favorisce il successo ed il raggiungimento della produttività all’interno degli uffici stessi.

Questa metodologia viene maggiormente applicata nei seguenti ambiti:

• Ufficio tecnico di sviluppo nuovo prodotto;
• implementazione del sistema informatico;
• installazione di un nuovo macchinario;
• gestione commesse con tempi importanti.

Lean Information Technology

In un‘azienda che decide di adottare il Metodo Lean anche i sistemi informatici devono a loro volta essere generatori di valore e non devono produrre sprechi. Un’organizzazione snella deve essere sostenuta da un’infrastruttura IT all’altezza.

Tutto ciò che concerne il mondo IT in un contesto Lean viene riassunto nel concetto di Lean IT che rappresenta l’estensione dei principi Lean applicati nel contesto dell’information Technology ovvero nello sviluppo e nella gestione dei prodotti di information technology.

La Lean IT coinvolge le persone usando una struttura di principi, sistemi e strumenti Lean per integrare allineare e sincronizzare l’organizzazione IT con il business per fornire informazioni di qualità e sistemi informatici efficaci favorendo ed attivando il miglioramento continuo e l’innovazione dei processi.

La Lean IT deve saper fornire dati univoci e corretti e trasmetterli al momento giusto e secondo le modalità prestabilite rendendoli disponibili con il livello di dettaglio concordato per supportare le decisioni. Deve evitare di memorizzare dati che non sono necessari ed essere rapida nel fornire informazioni all’utente, garantendo reattività ed efficacia nel supporto alle nuove richieste.

Essa deve inoltre permette di risolvere diverse possibili ostacoli o problematiche:

• Difficoltà nel flusso delle informazioni
• Surplus di passaggi e movimenti
• Eccesso di informazione
• Tempi di attesa lunghi

Declinazione dei 7 muda nell’IT

I Muda, ossia gli sprechi di cui abbiamo parlato nel corso dedicato ai principi del Lean Thinking, possono essere declinati anche nell’IT. Si può infatti parlare dei seguenti sprechi nell’ambito dell’Information Technology:

• sovrapproduzione quando vengono prodotti dati o report in eccedenza;
• attese nell'elaborazione dei dati, sia da parte di software che dalle persone;
• trasporto quando il passaggio di dati da un sistema all'altro non è lineare;
• lavorazione quando si ripetono attività di data-entry;
• scorte quando vengono elaborati dati non necessari;
• movimenti quando vengono trasferiti dati non necessari;
• qualità quando i dati forniti dai sistemi non rispecchiano la realtà e necessitano di costanti controlli e rettifiche;
• persone quando vengono impegnate in tutte le attività appena citate, invece di dare il proprio contributo nel valore aggiunto dell'azienda.

Riassumendo

Per poter trasformare la tua azienda in un’azienda Lean a 360° devi rendere snello il reparto produttivo così come gli uffici. È importante eliminare gli sprechi in ogni settore della tua azienda per efficientare il lavoro ed i processi.

Il ripensamento culturale e la gestione del cambiamento sono la chiave per poter intraprendere un cambiamento di tipo Lean.

Ricorda che è fondamentale che i tuoi collaboratori e dipendenti vedano e percepiscano i miglioramenti che questo cambiamento porta al lavoro ma soprattutto a loro stessi. Per ovviare ad eventuali scetticismi è necessario accompagnare le persone verso il cambiamento rendendo tangibili i miglioramenti e i benefici così che ne comprendano l’utilità.

Abbiamo parlato di Visual Management, un approccio molto pratico al Lean Office e alla produttività all’interno degli uffici che contribuisce a portare all’attenzione e rendere visibili a tutti i processi e le informazioni utili al flusso del lavoro eliminando ogni ostacolo.

Gli strumenti del Visual Management sono visivi e alla portata di tutti e sono raggruppabili in tre principali categorie:

• strumenti visualizzatori
• controlli visivi
• indicatori visivi di processo

In un progetto di Lean Office il Visual Management favorisce il successo ed il raggiungimento della produttività all’interno degli uffici.

Infine, abbiamo parlato dei sistemi informatici che, a loro volta, devono essere resi snelli per far sì che un’azienda sia snella nella sua totalità.

Se desideri approfondire ulteriormente ed immergerti nei processi di messa a punto di un progetto di Lean Office iscriviti al corso completo cliccando qui.