In uno degli articoli precedenti, abbiamo introdotto il Visual Management, un approccio molto pratico al Lean Office e alla produttività all’interno degli uffici. L’obiettivo è quello di portare all’attenzione e rendere visibili a tutti, i processi e le informazioni utili al flusso organico del lavoro eliminando ogni ostacolo. Permette inoltre di semplificare la condivisione di un progetto.

Gli strumenti del Visual Management sono prettamente visivi e a disposizione di tutti. Devono poter essere utili ai singoli lavoratori ed essere disponibili sul campo così da poter essere utilizzati in modo efficace.

L’implementazione di questi strumenti all’interno degli uffici è un concreto esempio di piccolo cambiamento che ti permette il miglioramento sulla via del Kaizen e di ricercare soluzioni mirate agli ostacoli che di volta in volta possono presentarsi.

All’interno di un progetto di Lean Office, il Visual Management, favorisce molto il successo ed il raggiungimento della produttività all’interno degli uffici stessi.

Gli strumenti essenziali del Visual Management possono essere ricondotti a tre principali categorie, in base a funzione e tipologia.

• Gli strumenti visualizzatori come grafici e schemi funzionali con indicazioni utili allo svolgimento pratico del lavoro;
• i controlli visivi: permettono di capire quando e come svolgere una determinata azione;
• gli indicatori visivi di processo: segnalazioni che facilitano lo svolgimento del lavoro tramite indicazioni precise di aree di processo.

Gli strumenti di Visual Management sono utili al flusso organico del lavoro e ad eliminare ogni ostacolo.

Strumenti visualizzatori

Gli strumenti visualizzatori sono utili per operazioni complesse o per facilitare la risoluzione di problemi che si presentano molto di rado e per i quali è possibile che i lavoratori si dimentichino le corrette procedure.

Sono strumenti sempre a portata del lavoratore e gli forniscono immediate indicazioni su come svolgere determinate mansioni.

Alcuni esempi di strumenti che rientrano in questa categoria sono i grafici e gli schemi funzionali utili al miglior svolgimento del lavoro a livello pratico con indicazioni utili allo svolgimento pratico del lavoro.

I visualizzatori possono essere strumenti efficaci anche per ottenere buoni risultati mostrando obiettivi e performance raggiungibili con successo.

Inoltre, i visualizzatori sono importanti anche nel veicolare cambiamenti in modo efficace.

Controlli visivi

I controlli visivi sono strumenti a servizio dei lavoratori all’interno dell’azienda. Per capire meglio la loro efficacia, questi strumenti sono molto diffusi anche al di fuori del Visual Management, in aziende che ancora mantengono un’impostazione tradizionale.

Questi strumenti permettono di capire quando e come svolgere una determinata azione e possono essere usati per garantire meglio la sicurezza dei dipendenti o coordinare meglio le singole operazioni e rendere il flusso più organico.

Questi indicatori sono molto utili nel reparto produttivo, e possono essere rappresentati per esempio da semplici semafori, dove il verde indica il momento di compiere un’azione oppure un’operazione in svolgimento, mentre il rosso indica una sospensione. All’interno di questa categoria rientrano anche i cartelli Kanban, che forniscono informazioni precise e dettagliate circa i passaggi precedenti del flusso di produzione.

Indicatori visivi di processo

Gli indicatori visivi di processo sono anch’essi strumenti diffusi e noti per la loro efficacia. Sono stratagemmi semplici come la segnalazione di determinati percorsi tramite strisce adesive colorate sui pavimenti, oppure di aree destinate allo stoccaggio di specifici materiali o delle scorte.

Riassumendo

In questa categoria rientrano, più in generale, tutte le segnalazioni che facilitano lo svolgimento del lavoro tramite indicazioni precise di aree e processi, guidando in modo rapido e intuitivo il corretto flusso dei materiali o delle informazioni. 

Il Visual Management è quindi un approccio estremamente utile per il raggiungimento degli obiettivi del Lean Office, ma anche della Lean production.

Il Visual Management può essere considerato come la cassetta degli attrezzi per mettere in atto i principi del Lean Office e per rendere più snella la produzione: gli obiettivi da raggiungere sono una maggiore efficienza nello svolgimento delle singole mansioni, eliminazione degli sprechi, gestione intuitiva e rapida del lavoro, possibilità di risolvere le difficoltà in modo rapido e mirato. 

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