Nel precedente articolo abbiamo introdotto l’evento Kaizen che consiste in una attività di miglioramento continuo di breve durata in cui un team di operatori implementa dei cambiamento in un processo o in una specifica area generando risultati significativi in poco tempo.
È un’azione che si declina in due slogan: veloce e rozzo, non lento ed elegante e quindi che prevede cambiamenti rapidi e dinamici; fallo e fallo subito come richiamo all’azione immediata che mira a fare esperienza tenendo in considerazione anche la possibilità di sbagliare.
Un evento Kaizen si articola in 3 fasi: la preparazione, l’esecuzione ed il follow-up.
Preparazione operativa
La fase di preparazione operativa, prevede la raccolta degli elementi necessari per massimizzare i risultati dell’evento e vengono preparati i materiali e le attrezzature necessarie.
In particolare vengono svolte le seguenti attività:
- analisi dell’attuale situazione;
- la predisposizione del materiale necessario;
- la predisposizione del luogo d’incontro per il team;
- l’organizzazione delle videoriprese;
- la riunione finale;
- la redazione dettagliata del piano delle attività;
- la comunicazione e l’informazione.
Fase esecutiva
La seconda fase è quella dell’esecuzione in cui viene messa in pratica l’attività vera e propria di miglioramento, quando si va a fare quello che è stato pianificato e deciso di ottenere.
Il gruppo lavora in totale autonomia e con la possibilità di decidere quali soluzioni implementare.
Quindi, dopo aver pianificato in dettaglio l’evento, con la fase esecutiva è ora di dare il via alle attività.
Fase di follow-up
La terza fase è quella di follow-up che rappresenta anche la fase più importante. È la fase in cui si consolidano i risultati ottenuti e si perfezionano i cambiamenti, riguardando tutto ciò che è stato fatto.
- consolidare risultati ottenuti;
- perfezionare cambiamenti;
- realizzare strutture definitive;
- formare il personale;
- completare attività.
Viene ripercorso tutto ciò che è stato fatto con uno scopo formativo. Tutti gli eventi devono iniziare con degli obiettivi chiari da presentare al gruppo di lavoro e gli obiettivi devono essere condivisi da tutto il team ed è necessaria un’approfondita conoscenza degli approcci Lean. È quindi necessario che, prima dell’evento Kaizen, sia stata fatta un po’ di formazione sui principi Lean.
Viene fatta una totale sperimentazione sul campo e tutte le attività devono essere supportate da modulistica standard. Al termine di ogni evento ci devono essere brevi riunioni di verifica dell’attività, al termine devono essere standardizzate le attività di miglioramento così che diventino uno standard da mantenere nel tempo. Possono essere utilizzati strumenti visualizzatori per il nuovo standard.
È prevista la presenza di un tutor che sarà colui che ha la conoscenza degli strumenti Lean e che darà gli input giusti al momento opportuno.
Alla fine viene fatta una riunione conclusiva con la direzione che deve essere messa a conoscenza dei risultati ottenuti e deve beneficiare del miglioramento ottenuto e lo deve approvare.
Riassumiamo
L’evento Kaizen è un’attività di breve durata in cui vengono implementati dei miglioramenti, da parte di un team di operatori, in un processo o in una specifica area generando risultati significativi in breve tempo.
Si articola in 3 fasi:
- la preparazione operativa prevede la raccolta degli elementi necessari per massimizzare i risultati dell’evento e vengono preparati i materiali e le attrezzature necessarie;
- l’esecuzione in cui viene messa in pratica l’attività vera e propria di miglioramento;
- il follow-up è la fase più importante in cui vengono consolidati i risultati ottenuti e si perfezionano i cambiamenti su tutto ciò che è stato fatto.
È quindi un’attività molto importante che presuppone anche una componente formativa su quelli che sono i principi del Lean Thinking e prevede la presenza di un tutor esperto.
