Iniziamo ad entrare nel cuore del cambiamento continuo che sta alla base di un processo di Lean Transformation.

Cominciamo a parlare di Kaizen, della volontà, dell’attitudine e l’abitudine al cambiamento. Una filosofia basata sui processi continui che prevede il cambiamento tramite miglioramenti piccoli ed incrementali, e rappresenta il cuore del Lean Thinking.

Cosa significa Kaizen?

Kaizen è un termine giapponese che nasce nel mondo Toyota e che significa cambiare in meglio, è infatti un processo di miglioramento continuo su cui si basa la filosofia del Lean Thinking e dovrebbe diventare un vero e proprio stile di vita.

È una metodologia che si basa sul buon senso e su approcci che comportano una spesa contenuta. Si basa sul concetto di fare con quello che si ha evitando cambiamenti dispendiosi.

Il Kaizen si basa sui concetti fondamentali di mantenere e migliorare.

Altri importanti aspetti su cui il Kaizen si concentra sono:

• comunicazione nel team;
• formazione delle persone che partecipano sulle modalità e sugli strumenti adottati nel processo Kaizen;
• lavoro di squadra;
• coinvolgimento;
• autodisciplina intesa come l’importanza di porsi degli obiettivi ed essere rispettosi del lavoro altrui.

Il ciclo PDCA

Il primo passo da compiere per implementare il Kaizen è avviare un ciclo PDCA. È lo strumento principe per attuare il Kaizen ed indica i 4 passi fondamentali da compiere per ottenere il cambiamento in meglio.

• Plan;
• Do;
• Check;
• Act.

Il ciclo PDCA svolge un ruolo importante per poter mantenere il miglioramento ed evitare che si torni allo stadio precedente. L’obiettivo è far sì che il nuovo modo di fare diventi uno standard.

Una volta che il PDCA è stato implementato si è pronti ad implementare il PDCA successivo.

Il processo di Kaizen è un processo continuo che non ha mai fine, che si protrae nel tempo portandoti all’eccellenza. La continuità di questo processo di miglioramento implica il fatto di agire per piccoli passi evitando quindi grandi stravolgimenti nella quotidianità lavorativa.

Il Genba Kaizen

Genba in Giapponese indica il luogo in cui avvengono le cose, è il luogo concreto a cui si fa riferimento quando parliamo di ottimizzazione aziendale e di riduzione degli sprechi.

Quando le attività di miglioramento interessano in modo diretto il luogo di lavoro si può parlare di Genba Kaizen.

Per implementare con successo l’approccio Kaizen a livello del Genba è necessario che nel luogo di lavoro venga data la giusta importanza a disponibilità e tempo. La disponibilità è infatti una variabile fondamentale: se ci sono la disponibilità, la volontà e se si è capito l’importanza del progetto, il tempo da dedicare si trova.

Condizione necessaria perché i cambiamenti nel Genba avvengano è la chiara definizione di obiettivi misurabili di miglioramento che devono e possono essere dati solo dal management. È inoltre importante che quest’ultimo dia una forte approvazione agli uomini che lavorano e devono portare avanti l’attività di cambiamento. Vi deve essere un forte commitment e la volontà da parte della direzione perchè se questa viene a mancare il Kaizen è destinato a fallire.

Vi sono 5 vantaggi principali derivanti dall’approccio Kaizen applicato nel Genba:

• conoscenza delle necessità;
• conoscenza delle soluzioni;
• minori resistenze;
• attività di perfezionamento;
• miglioramento durante il lavoro.

Le 5 regole del Genba Kaizen

Sono 5 le regole d’oro da seguire quando si intraprende un percorso di Genba Kaizen:

• Conoscere e frequentare il Genba;
• Assumere consapevolezza di ciò che è evidente;
• Agire subito;
• Ricercare le cause;
• Evitare che si ripresenti il problema.

L’evento Kaizen

Infine andremo a capire cos’è e come si organizza un evento Kaizen.

Un’impostazione di lavoro che si basa sul concetto di azione rapida e che può essere declinata in due slogan:

• Veloce e rozzo, non lento ed elegante
• Fallo e fallo subito

L’evento Kaizen è regolato dalle seguenti logiche:

• Nelle attività svolte vengono impegnate persone dell’azienda costituite in team. Team composto dalle 5 alle 10 persone massimo che conoscono l’area obiettivo del Kaizen.
• L’attività si svolge sotto la supervisione del tutor esperto delle tecniche Lean. Opportuno che il team Kaizen sia guidato da qualcuno con esperienza che già conosca le logiche Lean.
• L’evento dev’essere altamente organizzato svolgendosi con attività ben definite e codificate.
• Consente di ottenere rapidamente dei miglioramenti rilevanti diventando anche uno strumento per lo sviluppo delle risorse umane.
• Come punto di partenza deve avere l’individuazione degli sprechi. Prima di attivare l’evento Kaizen bisogna aver individuato gli sprechi da eliminare attraverso l’evento.

Il programma dell’evento si suddivide in 3 fasi e la durata può essere breve o di qualche giornata a seconda della tipologia di evento. L’importante è che abbia un obiettivo ed un focus su un’area ben precisa e che coinvolga le persone attraverso un programma definito.

Le 3 fasi in cui è suddiviso l’evento sono:

• preparazione, fondamentale per la buona riuscita dell’evento. La preparazione include anche il lancio dell’iniziativa e la sua preparazione operativa;
• esecuzione;
• follow-up importante per l’analisi dei risultati ottenuti.

Il Kaizen è quindi l’obiettivo principe di un processo di miglioramento di Lean Thinking al quale un’azienda che vuole diventare snella deve tendere.

Alla luce di quanto detto, sei pronto ad entrare nel mondo del Kaizen ed avviare questo processo di cambiamento migliorativo nella tua azienda?

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