Ti sarà capitato di sentir parlare di Information Technology, nota anche come IT. Questa racchiude l’insieme delle tecnologie e delle informazioni della comunicazione utilizzati nella realizzazione di sistemi per la trasmissione e ricezione ed elaborazione dei dati.

Tutto ciò che concerne il mondo IT in un contesto Lean viene riassunto nel concetto di Lean IT che rappresenta l’estensione dei principi Lean applicati nel contesto dell’Information Technology ovvero nello sviluppo e nella gestione dei prodotti di Information Technology.

L’IT nel progetto di Lean Office

I principi Lean possono essere estesi ed applicati anche all’IT, infatti, in un‘azienda che decide di adottare il Metodo Lean anche i sistemi informatici stessi devono a loro volta essere generatori di valore.

Un’organizzazione snella deve essere sostenuta da un’infrastruttura IT all’altezza, necessita di sistemi snelli, flessibili, propositivi e pronti al cambiamento e che siano in grado di comunicare con il cliente.

Le pratiche di Lean IT rientrano nell’ambito di un progetto di Lean Office efficace. La Lean IT coinvolge le persone usando una struttura di principi, sistemi e strumenti Lean per integrare allineare e sincronizzare l’organizzazione IT con il business per fornire informazioni di qualità e sistemi informatici efficaci favorendo ed attivando il miglioramento continuo e l’innovazione dei processi.

In un’azienda Lean, l’IT deve generare valore e non produrre sprechi.

Carattestiche della Lean IT

La Lean IT deve saper fornire dati univoci e corretti e trasmetterli al momento giusto e secondo le modalità prestabilite rendendoli disponibili con il livello di dettaglio concordato per supportare le decisioni. Deve evitare di memorizzare dati che non sono necessari ed essere rapida nel fornire informazioni all’utente, garantendo reattività ed efficacia nel supporto alle nuove richieste.

Ricapitolando, per essere Lean, l’infrastruttura IT deve:

• fornire dati univoci e corretti;
• essere rapida;
• supportare le decisioni;
• essere reattiva ed efficace;
• elaborare solo i dati necessari;
• avere un costo sostenibile.

Vantaggi della Lean IT?

Perseguire la Lean IT permette di risolvere diverse problematiche riguardo alle informazioni da gestire e ai processi d’ufficio. Vediamole insieme:

• Difficoltà nel flusso delle informazioni: permette di abbattere le difficoltà nel far arrivare le informazioni ai corretti destinatari.
• Surplus di passaggi e movimenti: fa fronte alla possibile lentezza del flusso di informazioni dettata da una struttura troppo complessa che richiede un eccessivo numero di operazioni non necessarie o lo spostamento fisico, non necessario, delle persone.
• Eccesso di informazione: anche avere troppe informazioni può essere controproducente. Un sistema efficace deve poter garantire che le informazioni siano facilmente reperibili da chi le necessita. Troppe informazioni possono comportare un blocco ed una perdita di tempo. Le informazioni in eccesso vanno eliminate.
• Tempi di attesa lunghi: rappresentano delle vere e proprie barriere che interrompono il flusso produttivo rendendo non agevole il lavoro comportano spreco di energie ed economico.

Declinazione dei 7 muda nell’IT

Abbiamo precedentemente parlato di Muda ovvero di sprechi definiti dal Lean Thinking. Vediamo ora come poterli declinare in un progetto di Lean IT.

• Sovrapproduzione: produzione di report, elaborati o informazioni che l’utente non userà.
• Attese: la lentezza nel fornire all’utente le informazioni per agire.
• Trasporto: trasferimento di dati tra sistemi diversi con modelli di dati non compatibili.
• Lavorazione: inserimento di dati tra sistemi diversi con modelli di dati non compatibili.
• Scorte: inserimento e manutenzione di dati non necessari.
• Movimenti: sistemazione di dati non idonei a prendere decisioni in modo efficace.
• Qualità: controllare e correggere sistematicamente i dati per averli perfetti.
• Persone: sprecare il potenziale delle persone destinandole ad attività non a valore aggiunto.

A conclusione di questo articolo appare quindi chiara l’importanza che un efficiente sistema informatico assume all’interno di un progetto di Lean Office, contribuendo al buon funzionamento della tua azienda.

Come già detto, ma che è sempre bene ricordare, perché la tua azienda si possa definire snella è necessario rendere snelli tutti i suoi ambiti, dalla produzione agli uffici.

Abbiamo visto che cosa sia e come si strutturi un progetto di Lean Office, per continuare il tuo viaggio nella scoperta del sistema Lean iscriviti al primo video corso sulla Lean Office 👇